Přihlásit se | Registrace

Jak na organizaci larpového festivalu (část první)

Na poli larpové tvorby se množí snahy o akce s větším rozpočtem a větším počtem účastníků. Coby občanské sdružení cítíme potřebu podělit se s dalšími organizátory o naše zkušenosti a postřehy. Nikoliv ze samotné tvorby nebo realizace – to je téma na diplomovou práci, ne na krátký článek – ale z organizace.

Smyslem tohoto článku je tedy inspirace pro ostatní organizátory a náměty k zamyšlení, čeho se u svých akcí vyvarovat. Vycházíme z vlastní zkušenosti s organizací Larpvíkendu 5, ovlivněné i předchozími ročníky. Budeme velmi rádi, když se stejně podělí i jiní organizátoři, protože poučit se všichni můžeme nejen z chyb vlastních, ale i z těch cizích.

Úspěch a co dál?

Larpvíkend 5 pro nás byl velkým krokem do světa akcí s větším rozpočtem. Ten základní se pohyboval kolem 80 000 Kč. Řadu dalších rekvizit, kostýmů a techniky budeme využívat nadále, a nebyly proto zahrnuty do rozpočtu akce, ale i tyto položky se pohybují kolem 150 000 Kč. Posunuli jsme se také do oblasti dlouhodobějšího plánování aktivit organizace. Díky propagaci nejen na internetu, ale i v ulicích Brna, jsme získali třicet zcela nových hráčů a i řada nováčků z minulého ročníku našla cestu zpět. Pro larpy se nám podařilo zajistit zajímavější prostory, které podpořily atmosféru a uvěřitelnost hry a které si hráči velmi pochvalovali. Především jsme se v řadě ohledů poučili a chceme se o tyto postřehy podělit.

Dotace a získávání peněz

Protože peníze jsou vždy až na prvním místě a u neziskových aktivit to platí stejně, ráda bych jimi také začala. Nezisková akce neziskové organizace v žádném případě neznamená, že nepotřebuje ke své realizaci peníze. Pouze negeneruje zisk. Vzhledem k tomu, že jsme se rozhodli udělat Larpvíkend 5 větší a úžasnější, bylo jasné, že rozpočet se musí úměrně navýšit. Oproti předchozímu ročníku čtyřnásobně.

Hlavním zdrojem peněz pro rozpočet Court of Moravia jsou dotace různých nadací, které naši činnost podporují. Většina z nich se snaží přistupovat k žadatelům co nejpříjemněji a nejjednodušeji, a žádat o příspěvek proto není žádná věda.

Nespornou a tou očekávanou výhodou jsou peníze, které na svoji akci dostanete. Naopak nevýhodou, kterou podpora od nadací skýtá, je bohatá administrativa, jež vás bude provázet po celou dobu přípravy i realizace projektu a která pochopitelně s akcí nekončí, ale pokračuje minimálně ještě měsíc po ní.

Žádosti o dotace skrývají ještě jeden háček. Většina z nich má uzávěrku před koncem kalendářního roku, a proto pokud plánujete akci na listopad, musíte o ní mít velmi přesnou představu víc jak rok předem – a to nejen v hlavě, ale i na papíře.

Druhou cestou, jak jsme získali peníze na realizaci, byly příspěvky od hráčů, které tvořily zhruba jednu čtvrtinu základního rozpočtu. Spoléhání se na příspěvky od hráčů s sebou pochopitelně nese riziko, že hráči nemusí přijít, a tím pádem se rozpočet nenaplní. Kvůli hráčům, kteří se před hrou odhlašovali, jsme museli nejen zavírat některé hry, ale také do poslední chvíle čekat, zda si budeme moci dovolit koupit některé rekvizity.

Není žádným tajemstvím, že jsme v oblasti grantů nováčci. Stále tedy objevujeme nové možnosti i nová úskalí tohoto způsobu financování.

Role vedoucího projektu

Na tomto projektu jsme si vyzkoušeli, že při větších akcích je vedoucí projektu naprosto nezbytný. Jeho funkce musí spočívat pouze v řízení a koordinaci týmu v průběhu realizace i těsně před ní. Během příprav může v týmu samozřejmě plnit i jiné funkce, ale jen do chvíle, než na tuto jeho roli začnou být kladeny větší nároky, což nastává obvykle tři týdny před akcí. Myslím si také, že je nutné, aby osoba vedoucího projektu zůstala stejná jak pro přípravnou, tak i realizační fázi, aby mohl stavět na již vybudovaných komunikačních kanálech s týmem.

Pokud se ze strany všech organizátorů jedná o dobrovolnou práci a navíc o přátele, nemůže vedoucí používat klasické techniky řízení projektu, které by mohl uplatnit u svých případných zaměstnanců. Dostává se tak do nelehké polohy – na jedné straně musí mít autoritu a vyžadovat plnění úkolů včas, na straně druhé není jeho autorita podepřena penězi a nemá tak možnost motivovat tým jinak, než radostí z práce a silou své osobnosti. I když to může znít jako zastaralé klišé, skutečně to tak funguje. Pouze radost hráčů ze hry je odměna, kterou organizátoři podobné akce obdrží.

Vedoucí týmu by měl motivovat, koordinovat, hlídat termíny, mít přehled o celém dění kolem akce, přerozdělovat úkoly, kontrolovat nejen čas, ale i správnost jejich plnění. V menších týmech, jako je náš, musí vedoucí projektu ještě komunikovat s úřady a médii, protože celý projekt zastřešuje. A při tom všem by si měl ještě najít čas na členy týmu jako kamarád, zajít s nimi na pivo a pročišťovat v týmu osobní vztahy, které mohou být vlivem nastalého stresu velmi vypjaté.

Funkci této role zde zdůrazňuji proto, že je na ni při organizaci neziskových akcí málokdy pamatováno, a přitom je naprosto klíčová. Stejně i ostatní členové týmu musí vědět, jakou zodpovědnost vedoucí má, a že není možné, aby přebíral jiné úkoly a povinnosti.

Chaos, stres a jak to zvládat

Pokud jste alespoň jednou organizovali víkendovou akci pro minimálně dvacet lidí, určitě znáte ten pocit, kdy se vše nezadržitelně řítí k začátku, jímž všechno odstartuje, a vy stále nemáte všechno hotové. Právě jste obdrželi telefonát, že rekvizity nedorazí včas, fotograf, který měl vše dokumentovat, si zlomil nohu, na poslední chvíli se vám odhlásila pětina lidí a už jen čekáte, kdy vám zavolají z pronajatých a zaplacených prostor, že vypukl požár.

Ať je akce sebelépe připravená, vždy se vyskytnou náhlé okolnosti, které je potřeba okamžitě řešit. Než jsem sama zažila organizaci podobného víkendu, vždy jsem si myslela, že stres přichází až při samotné realizaci. Teď už z bohatých zkušeností vím, že stres nejvíc kulminuje těsně před začátkem, většinou v noci před akcí, kdy organizátoři místo spánku dohánějí poslední resty.

Příčiny stresu se tak dají rozdělit na dvě skupiny. Jedny plynou z přípravy akce a způsobují rozkoly v týmu. Je na vedoucím, aby je omezil a ohlídal, ale zodpovědnost leží na všech členech týmu. Tradičně se jedná o nepřipravenost, zanedbání, zapomenutí apod., což může vážně ohrozit vztahy v kolektivu. Všichni jsou totiž pod tlakem a pokud se tento tlak vinou konkrétního jedince zvýší, často někomu lidově řečeno rupnou nervy a řekne dotyčnému věci, které by s chladnou hlavou nikdy neřekl.

Druhé přicházejí zvnějšku a nedá se jim pořádně zabránit. Nejdou předem omezit, a protože viník není znám, nebo není mezi organizátory, tým paradoxně utužují. K těmto příčinám patří přesně ty „živelné pohromy„, jaké jsem jmenovala výše. Řešení takového problému ve stresové situaci pak může u jedinců odhalit nečekané schopnosti.

Nakonec je tu ještě třetí příčina stresu – čistě fyziologická, která může tikat jako ukrytá bomba – a to nedostatek spánku, tekutin a jídla. Zní to banálně? Nic není důležitější než dodržení životosprávy organizátorů. Jedině odpočatý, najezený organizátor totiž může působit příjemně a mile, skutečně vést hru, komunikovat s účastníky a ne na ně mžourat nevyspalýma očima, nedejbože v tmavém koutku usnout.

Tady bych také chtěla upozornit, že čím větší akce, do které se tým pouští, tím lépe by měl být sehraný. Mimo jiné i proto, že pro nováčka v týmu může být první setkání s jeho kolegy a kamarády pod stresem dost odpudivé. Ne každý totiž reaguje mile, když je v časovém presu a každé dvě minuty mu zvoní telefon.

(Pozn. red.: Dokončení naleznete druhé části článku.)

3 komentáře k příspěvku “Jak na organizaci larpového festivalu (část první)”

  1. I když je to takový pel mel, článek se mi líbí. O tom by to totiž mělo být – aby ti, co mají pocit, že nabrali nějaké smysluplné zkušenosti, je byli ochotní a schopní alepoň trochu zobecnit a předat dalším. Ne si je schovávat pro sebe, i kdyby mělo jít o přiznání chyb nebo sebekritiku.

    Chtěl jsem ale dodat k výskytu vnějších problémů (zmíněným „živelným pohromám„ coby druhé skupině příčin stresu), že existuje něco jako řízení rizik (risk management), takže i „neovlivnitelné problémy„ se dají do značné míry zvládat.

    Nicméně ano, je to vyšší liga, vyžaduje další náklady času i peněz a sám vím, že při přípravě podobných akcí jsou orgové často rádi, že jsou, natož aby si zvedali náladu myšlenkami na budoucí neovlivnitelné problémy :) Přesto všichni v nějaké minimální míře řízení rizik děláme, aniž o tom víme.

  2. Od Randover,

    Uvažovali jste někdy o tom kolik hodin deně, tedy jaký úvazek organizátor má? A na základě toho i o rezervách? Je to jenom teorie, ale protože jste si osvojili vedoucího možná by nebylo špatné uvažovat i v intecích reserv. Tedy to, že lidé budou při sestavování týmu podhodnoceni co do výkonu, a nebo dokonce že někteří budou plnit „jen„ asistenckou úlohu. Tedy krýt někoho kdo pracuje a pomáhat mu jak bude třeba v zhledem k povaze.

    Dlouholetá zkušenost totiž ukazuje, že organizátorské (reálně partnerské) páry toho zvládají víc, něž jen dva náhodně k sobě vybraní kamarádi. Nejspíš proto, že mají lépe uspořádanou chemii, tedy to kdy má ten druhý v čem hlavní slovo…

    Můžu je uvažovat, že jestli se podobný vztah snažím vytvořit uměle (tedy z kamarádů) bude potřebovat prostor navíc, aby fungoval.

  3. Z článku se mi potvrzuje také moje zkušenost, totiž jak klíčový je výběr týmu. Nejzrádnější je kamarádský tým, který má někdy tendenci nerespektovat termíny a práci (protože jsme přece kamarádi), na druhou stranu když je složen dobře vzhledem k potenciálu jeho členů a vedoucí je skutečně dobrým vedoucím, zdá se mi nejefektivnější.
    Nepoštěstilo se mi pracovat ve větším týmu, kde by byli více jak dva funkční lidé. Z pozice vedoucího projektu i toho druhého musím říct, že ideál vedoucího, jak se ho podařilo zformovat vám, nedokáži uvést do praxe, jakkoli se mi líbí a uznávám ho. Myslím si, že mnoho u nás existujících organizačních týmů má problémy se svými počty a tedy se „správným„ rozdělením pravomocí ve skupině. Stálo by možná za to uvážit, jak by se dalo pomoci maličkým týmům, je-li vůbec nějaká možnost reálná (třeba přednáška o uvážlivém managementu na Odraze :-D ).

Zanechte komentář