Přihlásit se | Registrace

O organizaci Příliš krátké neděle

Příliš krátká neděle je obsahová hra pro 35 hráčů, kterou jsme zatím uvedli čtyřikrát. V tomto článku shrneme, co se nám při organizaci a produkční přípravě hry osvědčilo.

Záměrem není vytvoření komplexního návodu, ale věnuje se jen vybraným částem produkce, které nám přišly potenciálně přínosné. Rovnou je potřeba říct, že na Příliš krátkou neděli sice vždycky přijede jeden náklaďák rekvizit a dodávka plná jídla, ale v porovnání s jinými hrami (zdravíme De la Bête) se jedná o produkčně poměrně nenáročný larp. To je dáno jednak tím, že jsme našli pro hru dobrý objekt, ale také tím, že jsme na to v průběhu tvorby mysleli a občas tomu něco uzpůsobili. Článek asi nebude pro spoustu lidí nijak objevný, ale zkusíme ho alespoň naplnit praktickými příklady a organizačními dokumenty ze hry. Jednotlivá témata jsou řazena zhruba tak, jak přicházela na řadu v průběhu tvorby.

Design pitch

Na začátku všeho byla myšlenka, která se přerodila v design pitch verze 01 (pozor, dokument obsahuje silné spoilery ze hry a nedoporučujeme na něj koukat, pokud jste hru nehráli a chtěli byste). Design pitch je shrnutí prvotního nápadu na hru na jednu A4. V našem případě obsahoval pracovní název, klíčová témata, setting, inspirační zdroje (knihy, larpy, historické události) a praktické informace (typ hry, počet hráčů, délka hry, termín uvedení). Design pitch doznal prvních změn po úvodních schůzkách týmu (upřesnění settingu) a poté většího updatu asi po půl roce tvorby (upřesnění praktických informací). Design pitch nám dobře posloužil při tvorbě týmu pro rychlé předání klíčových informací o hře lidem, které jsme oslovovali. Zároveň je to zachycení stavu hry v čase, ke kterému se dá vracet a porovnávat, jak moc jsme věrní úvodní myšlence a jestli se během tvorby někam neztratila hlavní témata hry.

Tým

S design pitchem jsme začali lovit první členy týmu. Hra měla mít původně 40-50 postav, proto jsme chtěli mít tým 4 lidí, kteří budou hru vymýšlet a v budoucnu psát postavy. Od začátku bylo jasné, že se má jednat o obsahovou hru, kde budou organizátory psané postavy. Těch 10 – 13 postav na člověka je z naší zkušenosti u obsahové hry hraniční počet na napsání. Hned po úvodní schůzce tvůrčího týmu jsme začali hledat vedoucího produkce. Je klíčové, aby byl od začátku členem týmu, aby o hře přemýšlel z praktické stránky, začal dávat dohromady rozpočet a zarážel ty nejhorší výmysly, které tvůrčí tým navrhne. 

Po prvních měsících tvorby jsme pak tým rozšířili o šéfku komunikace a administrace, která se stala naprosto zásadní hlavně v posledním měsíci před hrou. Pro propagaci hry jsme pak tým rozšířili o fotografa promo fotek, přičemž web jsme si udělali vlastními silami. Ve velkém předstihu před uvedením jsme pak začali hledat kuchaře, fotografy na hru a pomocníky na práci. Protože ne všichni v týmu se znali, vytvořili jsme sdílený seznam organizátorů se všemi kontakty. Pro všechny členy týmu pak vznikl organizační dokument, který shrnoval základní informace o hře, které by všichni měli znát. Od praktických věcí o dopravě, ubytování, proplácení nákladů, rozdělení rolí v týmu, přes setting hry a herní mechaniky, se kterými se ve hře mohou organizátoři potkat a měli by je znát (třeba jak je to s barem nebo mechanikou nahoty), po popis herních skupin pro zajímavost. 

Foto: Petr Bezděk

Klíčová pravidla

Na první schůzce tvůrčího týmu jsme si nastavili interní pravidla spolupráce. V pravidlech jsme se snažili pokrýt hlavní obavy z tvorby jednotlivých členů týmu. Hodně doporučujeme si před zahájením projektu říct, kdo má v případě neshod hlavní slovo (nebo určit jiný mechanismus, jak neshody efektivně řešit). Do pravidel jsme si napsali i podmínky, které byly pro někoho z nás zásadní. V našem případě šlo o nastavení účastnického poplatku tak, aby se hry mohli účastnit i studenti, a rovnou jsme si ho tedy zastropili. 

Otázky spojené s financováním hry jsou kapitolou samou pro sebe. My jsme je odložili do doby, kdy jsme měli k dispozici první nástřel rozpočtu. Důležité ale je, aby se tým na těchto věcech domluvil před tím, než by mohly vzniknout první problémy. Financování hry má dvě roviny, které spolu mohou a nemusí souviset. Prvním z nich je cash-flow, tedy potřeba mít v předstihu k dispozici hotovost na výdaje. Ta je potřeba jednak proto, že některé rekvizity je dobré začít nakupovat co nejdřív, tedy předtím, než vůbec první hráči uhradí účastnický poplatek. Druhým důvodem jsou pak fixní náklady. Tedy náklady za věci, které slouží na všech uvedení hry a pokrytí jejich nákladů je rozpočítáno do více běhů. U Příliš krátké neděle jsme nakonec fixní náklady rozpočtovali na čtyři uvedení. Druhou finanční otázkou, kterou  je dobré si vyjasnit, je, co se bude dít v případě, kdy hra skončí ve ztrátě nebo v zisku. 

Cash-flow jsme na Příliš krátké neděli vyřešili tak, že čtyři členové týmu hru předfinancovali z vlastních peněz. Zároveň jsme se dohodli, že v případě, že hra finančne nevyjde, se tito lidé podělí o ztrátu rovným dílem. Případný zisk by se rozdělil podle stejného klíče. 

Foto: Petr Bezděk

Komunikace v týmu

Pro komunikaci o hře jsme používali tři základní nástroje. Prvním z nich byly organizační schůzky, které jsme dělali zhruba jednou týdně a vždy z nich vznikal zápis. Šéf produkce se schůzek účastnil zhruba jednou za dva týdny a šéfka administrativy chodila jen na konkrétní porady. 

Pro operativní komunikaci jsme používali organizační skupiny, kam má přístup tvůrčí tým, šéf produkce a šéf administrativy. Ve skupině jsme řešili plánování srazů, okamžité nápady k projednání na další schůzce, inspirační zdroje a všechno možné. Před samotnou hrou pak vznikla facebooková skupina pro širší organizační tým Příliš krátké neděle, kde se řešila logistika, informace pro všechny a rozdělování úkolů před samotným uvedením.

Zásadním nástrojem pro nás byl google drive, kam jsme dávali veškeré informace a dokumenty, které byly určeny k přežití více než dva týdny (protože dohledávat něco na facebooku je složité). Pro práci s drivem jsme si nastavili jasná pravidla a od začátku dodržovali předem danou strukturu. Nakonec se celá vymyšlená struktura nepoužila (protože nebyla potřeba) a párkrát se rozšířila. Ve výsledku máme dokumentaci ke hře udělanou tak, že vždy víme, kde co hledat. Jak je dobré daná pravidla dodržovat jsme se přesvědčili před třetím uvedením hry, kdy jsme museli vytvořit pár dokumentů do hry znovu, protože na prvních uvedeních vznikaly až na místě a zůstaly ztraceny v nějakém notebooku. Původně jsme pro hru zvažovali i vytvoření wiki, ale nakonec to nebylo zapotřebí a s drivem jsme si v pohodě vystačili.

Foto: Petr Bezděk

Harmonogram a to do list

Harmonogram tvorby hry jsme si nastavili včas, ale jestli měla organizace Příliš krátké neděle nějakou slabinu, bylo to právě dodržování harmonogramu. Vynucování plnění termínů je v dobrovolnických projektech vždycky složité. Od harmonogramu jsme se tedy odchýlili, ale alespoň jsme věděli, jak na tom jsme. Zpětně bychom zejména část s tvorbou postav rozpracovali do více dílčích termínů, aby vznikly i drobnější časové milníky (typu – každý napíše alespoň 1 postavu do 14.7.). Pro práce v posledních dvou měsících před hrou jsme pak vytvořili to do list s podrobným popisem úkolu, odpovědnou osobou a termínem.

Hra tvořená dobrovolníky

Než se vrhneme na peníze, zdá se nám vhodné napsat něco o tom, jak k tvorbě larpů přistupujeme. Přestože se hry snažíme vytvářet kvalitně, pořád je to pro nás jenom volnočasová aktivita, ze které nemáme žádný zisk. Zároveň ale hru chceme naplánovat tak, abychom v ní utopili “jen” hromadu času při její tvorbě a už ne vlastní peníze. Rozpočtovali jsme hru proto tak, aby všichni organizátoři měli na místě zaplacené ubytování, jídlo a cesťák. Po uzavření nákladů za bar jsme se pak dohodli, že budou mít pokrytou také útratu na něm. Všichni organizátoři pracovali na hře bez nároku na odměnu. Výjimkou byli kuchaři a jeden pomocník na každém běhu, který pomáhal v kuchyni a za barem. Po finančním uzavření hry jsme nakonec dali i symbolickou odměnu fotografům, kterou vnímáme spíš jako půjčovné za techniku než jako zaplacení jejich času.

Foto: Petr Bezděk

Rozpočet

Rozpočet hry neobsahuje pouze úvodní rozpočet, ale také soupis výdajů, porovnání s rozpočtem a sledování, co bylo již proplaceno a co ne. Kromě soupisu výdajů v tomto dokumentu jsme pak ještě zapisovali do předpřipravené tabulky částky, které jsme vydali na místě v hotovosti. Tabulka v odkazu je vylepšenou verzí pro rok 2019, která nám fungovala dobře (pro informaci jsme tam nechali také listy z roku 2018, které mají jinou strukturu a rozdělení). Rozdělení do kapitol berte s rezervou, občas jsme si ho přizpůsobili, nebo nějaké náklady vydané naráz nerozdělili. Pro náklady v roce 2019 to ale celkem sedí. Na tomto místě je důležité říct, že u této hry nemusíme vést klasické účetnictví, protože není oficiálně zaštítěna žádným sdružením a tomu také tabulka odpovídá. 

Celkový rozpočet hry byl 350.000 Kč na čtyři běhy. Rozpočet je obecně rozdělen na fixní (64.000 Kč) a variabilní náklady (71.175 Kč na běh). Fixní náklady jsou položky, které jsou vynaloženy jednou a slouží po celou dobu uvádění hry. Variabilní náklady se pak opakují pro každé uvedení zvlášť. Původně jsme chtěli mít hru zaplacenou už po dvou bězích, ale kvůli výši účastnického poplatku jsme se rozhodli nakonec rozpustit fixní náklady do čtyřech běhů. Účastnický poplatek byl nakonec 2.500 Kč, kdybychom hru rozpočtovali na dvě uvedení, byl by 3.000 Kč. 

Když projedeme strukturu fixních nákladů, tak zhruba polovina je vyhrazena na rekvizity, což byly v našem případě různé věci na tvorbu umění, ale také psací stroje, zbraně, nádobky na drogy nebo předměty pro konkrétní postavy. Na položky technika (reproduktory, gramofony), vybavení lokace (nakonec hlavně světla, protože jsme měli dobrou lokaci) a kostýmy (baloňáky pro neviděné a věci pro cizí postavy, jinak si kostýmy zařizovali hráči sami) jsme na každou vyhradili zhruba 15 % z fixních nákladů, celkově tedy cca 45 %.  Nějaké drobné jsou rozpočtovány na propagaci (web jsme si dělali sami) a ostatní.   

Nejvýznamnější položka variabilních nákladů je lokace (30 % z celkových nákladů), proto jsme rozpočet dávali dohromady až ve chvíli, kdy jsme měli potvrzené místo. Jelikož se larp odehrává v hotelu, věděli jsme, že chceme mít na hře dobré jídlo. Rozpočtovali jsme proto 150 Kč / den / člověk (včetně organizátorů), do čehož jsme se nakonec vešli i s odměnami pro kuchaře a pomocníka. Zhruba 5 % nákladů šlo na různé spotřební věci, zejména materiál na umění. Kapitola se hodně prolíná se spotřebními náklady (papírnictví). Menší částky pak byly určeny na půjčovné a opravy vybavení lokace, techniky, kostýmů. Tyto kapitoly záměrně kopírují strukturu rozpočtu fixních nákladů. Z nějakého důvodu máme vlastní kapitolu pro ohňostroj, což nebudeme více rozvádět. Zajímavější je, že se nám podařilo celkem dobře trefit cesťáky (5.000 Kč na běh). Naprosto zásadní položkou rozpočtu je rezerva, kterou jsme prapůvodně navrhovali na 10 % (pak jsme z ní přesypali nějaké peníze do nákladů na umění a teď tvoří 9 %). Nakonec jsme neměli žádný zásadní nepředpokládaný výdaj, a tak se nám většinu rezervy podařilo neutratit.

Foto: Petr Bezděk

Bar

Jistě jste si všimli, že jsme v rozpočtu nepsali nic o kapitole chlast. Jelikož se larp odehrává v hotelu, je bar jednou z důležitých součástí hry. Na hře je povolený alkohol v rozumné míře i v rámci hry (pivo a víno) a je v limitovaném množství k dostání na baru. Útrata hráčů na baru byla během hry samotné zdarma. Tuto variantu jsme zvolili jednak kvůli plynulosti hry, kdy jsme nechtěli, aby hráče placení nebo čárkování vytrhávalo ze hry. Především ale proto, že jedna z postav je barman a nechtěli jsme kohokoliv z hráčů dělat zodpovědným za finance baru. Naším cílem bylo, aby se pití ve hře zaplatilo ze zisku baru mimo hru, kdy za něj hráči platí. Koncept nakonec hodnotíme jako funkční. Kolik se toho vypilo můžete vidět v tabulce spotřeby baru. Tabulka ukazuje jen spotřebu na bězích v roce 2019 s tím, že část alkoholu nám zbyla. Obecně je hodně těžké odhadovat, kolik se čeho vypije, protože na každém běhu je to dost jiné (třeba spotřeba piva na čtvrtém běhu byla poloviční oproti třetímu).

Jídlo

Jak již bylo řečeno v části o rozpočtu, chtěli jsme, aby jídlo na Příliš krátké neděli bylo dobré. I proto jsme na jeho koncepci začali s šéfkuchařem pracovat dlouho před hrou. Společně jsme dali dohromady jídelníček (měli jsme například představu o snídaních nebo večerním grilování) a šéfkuchař ho pak podrobně rozpracoval a narozpočtoval. Na každém uvedení hry je pak víceméně totožné jídlo, protože se pracuje se stejnými recepty a nákupním seznamem, což ušetří jednotlivým kuchařům spoustu plánování. Poznámka bokem k nakupování jídla – před každým během zabralo nakupování jídla týmu 3 lidí zhruba 3-4 hodiny.

Při debatě o jídle pak u každé hry řešíme, jak moc vycházet vstříc lidem s různými stravovacími omezeními. Nakonec jsme se ustálili na variantě, kdy vaříme vegetariánskou a masovou verzi každého jídla. V předherním formuláři se ale také ptáme na další stravovací omezení a hráčům, kteří nějaká zmíní, zasílám k nahlédnutí jídelníček s rozpisem všech surovin. Pokud jim nějaká surovina nevyhovuje a pro kuchaře to nepředstavuje práci navíc, snažíme se hráčům vyhovět (jako třeba udělat trochu vajíčkové pomazánky bez cibule). Většinou se ale s hráči domluvíme, že si vezmou část jídla vlastní. Naše zkušenost je taková, že nakonec je to jednodušší jak pro nás (pochopitelně), tak schůdnější pro daného hráče, který má jistotu, že dostane najíst a bude jíst jen to, co může.

Foto: Petr Bezděk

A tak dále

V průběhu tvorby pak vznikla celá řada dalších organizačních materiálů. Namátkou doplním – seznam všech rekvizit, věcí a materiálu, seznam herních dokumentů, rozdělení rekvizit postavám, seznam materiálů k vytištění před hrou,  tabulka logistiky (kdo jede s kým, kde se co nakládá, kdy kdo odjede, kdy kdo přijede), checklist na úklid po hře. A samozřejmě spousta věcí, které se týkají spíše designu hry, ale o tom třeba někdy jindy. V každém případě, pokud je něco, co by Vás o produkci Příliš krátké neděle ještě zajímalo a nepadlo to tu, zeptejte se.

Příliš krátká neděle

  • Autoři: Design a postavy – Barbora Klapalová, Kamil Buchtík, Lucie Chlumská, Tom Tychtl, Tomáš Rádl; Produkce – Tomáš Klíma, Tomáš Rádl, Kamil Buchtík; Administrativa, komunikace – Julie Melicharová; Kuchaři – Matěj Zlonický, Tomáš Frantík, Kristián Kuc; Fotky – Michal Kára, Ondřej Konrád, Petr Bezděk; Další pomoc  – Mates Suchý, Lukáš Brychta, Pavel Gothard, Roman Čech, Rolling, Pomezí.
  • Termín: 2 běhy 10/2018 a 2 běhy 10/2019.
  • Lokace: Teplice nad Metují.
  • Délka: 10h předherní přípravy, 27h hry (včetně jedné noci).
  • Hráčů: 35 na běh.
  • Rozpočet: 87.500 Kč na 1 běh
  • Účastnický poplatek: 2.500 Kč
  • Web: https://priliskratkanedele.larpy.cz/

Zanechte komentář